Jika bisnis Anda memiliki database yang besar dan Anda perlu mengonversinya ke format yang dapat dibaca, atau Anda ingin membuat slip pesanan untuk pelanggan.
Anda dapat melakukannya dengan cepat dengan mengonversi XML ke PDF!
Jika Anda tidak yakin tentang apa artinya sepenuhnya, jangan khawatir. Pada akhir artikel ini, Anda akan memahami file XML, file PDF, dan mempelajari cara mengonversi XML ke PDF.
Apa Itu File XML?
XML adalah bahasa markup yang digunakan untuk menyandikan dokumen untuk program komputer dan orang untuk dibaca. Dibuat oleh W3C, grup yang sama yang mengelola standar untuk HTML, XML dapat diperluas.
Apa artinya ini? XML, atau bahasa markup yang dapat diperluas, menggunakan tanda kurung seperti yang dilakukan HTML, tetapi tag ini sepenuhnya khusus dan ditentukan sendiri. Potensi tidak terbatas selama mesin atau program lain tahu cara membaca dan memprosesnya.
Misalnya, informasi klien dalam database XML mungkin diekspresikan sebagai:
<client>
<name> John Doe </name>
<email> JohnDoe@inter.net </email>
</client>
Anda hanya memerlukan editor teks sederhana untuk membuat file XML, tetapi Anda juga dapat melihatnya di browser web, atau mengelolanya dengan editor online. Berbagai perangkat lunak juga dapat mengekspor data ke file XML.
XML bisa bekerja seperti database, tapi bisa melakukan lebih dari itu juga. Ini dapat menentukan seluruh struktur dokumen. Misalnya, Microsoft Office menggunakan XML untuk mendukung struktur dokumen .docx.
Ini berarti XML dapat menghasilkan menu, daftar klien, faktur, formulir pemesanan, dan banyak lagi.
Mengekspor informasi dari sistem bisnis Anda ke XML memungkinkan Anda membuat database, template, dan dokumen khusus yang ringan.
Apa Itu File PDF?
File PDF, atau file dokumen portabel, adalah jenis file yang umum dan mudah diakses. Daripada membagikan file Microsoft Word dengan pelanggan, di mana beberapa orang tidak memiliki akses ke Word, lebih mudah membagikan file yang dapat dibuka semua orang.
PDF mempertahankan format dokumen tetapi membuatnya hampir seperti gambar. Ini bagus untuk membuat cetakan majalah, menu, atau materi pemasaran berkualitas tinggi.
Namun, meskipun ada formulir PDF yang dapat diedit, sebagian besar PDF dimaksudkan untuk dilihat dan tidak diedit.
Ini menambah banyak keamanan saat Anda mengirimkan kontrak dan faktur digital, di mana Anda dapat mengizinkan klien untuk melihat PDF dan kemudian menandatangani elektronik dan mengirimkan pembayaran melalui portal yang aman.
Mengapa Mengonversi XML ke PDF?
Mengonversi XML ke PDF menambahkan banyak kenyamanan dan kecepatan pada proses bisnis Anda. Hanya dalam manajemen file, XML memungkinkan perusahaan Anda mengelola database besar dan tipe dokumen dalam ukuran file kecil.
XML mudah untuk diekspor langsung dari sistem perusahaan Anda, dan sebagian besar jenis database lainnya dikonversi ke XML tanpa masalah.
Dengan mengonversi XML ke PDF, Anda dapat memproses ratusan dokumen sekaligus. Daripada membuat kontrak klien berulang satu per satu, Anda dapat membuat dan menyimpan semua kontrak berulang dalam satu set.
Merender sebagai PDF memudahkan untuk berbagi secara internal dan dengan pelanggan. Baik staf atau klien Anda bekerja di Windows, OSX, atau perangkat seluler, PDF dapat dilihat tanpa perangkat lunak berpemilik.
Saat sistem Anda berubah dan diperbarui, Anda tidak perlu khawatir tentang mengelola aksesibilitas file.
Cara Mengonversi XML ke PDF
Banyak solusi "konversi" yang tersedia secara online, meskipun kebanyakan dari mereka gagal memberikan konversi XML ke PDF yang sebenarnya. Perangkat lunak yang tak terhitung jumlahnya menawarkan kemampuan untuk mengonversi XML ke PDF, tetapi yang mereka lakukan hanyalah "mencetak" file XML sebagai file PDF.
Sebenarnya, sebagian besar sistem operasi memungkinkan Anda melakukan ini secara native. Daripada mengirim dokumen ke printer, Anda mengirim dokumen ke perangkat internal yang membuat cetakan sebagai PDF. File tersebut kemudian disimpan ke komputer Anda alih-alih mencetaknya ke kertas.
Untuk mengonversi XML ke PDF, Anda memerlukan perangkat lunak yang akan menafsirkan informasi dalam dokumen XML Anda dan menggunakannya untuk membuat dokumen baru yang Anda butuhkan.
Ini membutuhkan sedikit pengaturan. Karena XML adalah bahasa yang disesuaikan, Anda perlu "mengajarkan" perangkat lunak konversi cara merendernya.
Anda harus terlebih dahulu menentukan template dokumen. Anda juga perlu menentukan aturan dan kondisi untuk keluaran yang Anda inginkan.
Misalnya, Anda perlu mengajarkannya jika klien tertentu perlu dilewati atau bidang apa yang termasuk dalam tabel.
Perangkat lunak XML ke PDF yang hebat akan memungkinkan Anda memproses banyak dokumen XML secara bersamaan.
Misalnya, satu file XML dapat digunakan untuk membuat informasi dokumen penting dan file lainnya dapat digunakan untuk "menggabungkan-surat" daftar klien yang besar. Anda dapat membuat seluruh kelompok dalam satu langkah.
Pertimbangan untuk Mengonversi
Tergantung pada kebutuhan spesifik Anda, Anda ingin memastikan bahwa perangkat lunak yang Anda pilih akan memenuhi semuanya. Perangkat lunak konversi XML ke PDF yang sangat baik akan memiliki beberapa fitur utama.
Pertama, Anda menginginkan antarmuka grafis yang mudah digunakan. Seorang desainer visual yang baik akan memungkinkan Anda untuk bekerja dengan XML saat Anda menentukan jenis dan templat dokumen baru.
XML adalah format serbaguna untuk mengelola data dalam bisnis Anda. Dengan perangkat lunak konversi yang tepat, Anda dapat memanfaatkan XML untuk menghasilkan dokumen PDF untuk staf dan pelanggan Anda dengan mudah.
Kami harap artikel ini membantu Anda belajar mengonversi XML ke PDF! Jika demikian, teruslah membaca artikel kami untuk mengetahui cara-cara berguna dan banyak lagi.